営業事務の課長として課内外で風土改革に関わる

――現在の業務内容を教えてください。

営業事務は、お客様からいただいたご注文の内容に対応する部署です。システムを使って、注文内容に応じて、社内の関連部署と情報共有をします。私はそのスタッフのマネジメントをしています。

 

――風土改革に取り組む前の営業事務はどんな状況でしたか？

前はメンバー間で情報共有をしておらず、他のメンバーがどのような仕事をしているかを知らない状態で、個々が「自分の担当業務だけをやる」と割り切って仕事をしていました。そのため、注文がかぶるなどの誤発注などさまざまなミスが発生していたのですが、再発防止の対策をせず、同様のミスが繰り返されるということが常態化していました。

メンバーはこの状況を当たり前のこととして受け止めていました。会社のルールにそって仕事をしていましたし、注意する人も指導する人もいなかったため、疑問に思うことがなかったからです。私は「このままでいいのかな？」と幾度となく思ったことがあるのですが、どうすることもできませんでした。

――風土改革には、どのように関わっていますか？

2012年10月から始まった部課長のオフサイトミーティングに事務局として関わり、その後に開催された世話人オフサイトミーティングに、営業事務の代表として参加しました。定期的に開催している営業事務のオフサイトミーティング、各工場の事務スタッフのオフサイトミーティングには、まとめ役として参加しています。全社に風土改革を根付かせるための一環として、毎月1回開催されることになった大阪と名古屋のオフサイトミーティングには、進行役として参加しました。現在、大阪と名古屋では、現地メンバーの手でオフサイトミーティングを進行できるようになっており、私は相談に乗るなどのサポートをしています。

風土改革によって変化した4つのこと

――いろいろな取り組みを通じて、どのような変化が見られますか？

多くのことが変わりましたが、ここでは４つお伝えします。

まず、直属の上司の姿勢、私たちへの接し方が変わりました。以前の上司は、「会社のルール」である前社長の言うことを最優先する典型的な「昔の世代の上司」で、私たちの意見を一切聞いてくれませんでしたが、今は、私たちの意見に耳を傾けてくれるようになりました。このように変化した理由は、部課長のオフサイトミーティングに参加した上司が、周りの人の様子を見ているうちに自身の「自分の意見を一方的に話したり、長話をしたりする癖」に気づき、意識して直してくれたからです。それらの癖が出なくなってからは、職場の雰囲気がずいぶん変わりました。

次に、営業事務の仕事の進め方が変わりました。

毎日、全体朝礼後に営業事務のメンバーと上司の6名でミーティングを行ない、情報を共有するようにしました。それに加え、日々の仕事の中でお互いに声掛けをしたり、日常の会話を増やしたり、困ったことがあったら相談するようにしたり、お互いの業務をサポートし合ったりするようにしました。このようなことの積み重ねで、今ではメンバーの誰かが休みを取っても、担当を入れ替えても、スムーズに仕事が回るようになっています。

それから、メンバーが自分たちの意見を会社に提案するようになりました。

たとえば、本社のショーケースをリニューアルしました。以前は、ケースの中が整理整頓されておらず、すでに廃番になっている商品見本があり、埃をかぶっているような状態でしたが、オフサイトミーティングでリニューアルを提案して、採用され、2014年の年初に実施しました。「明確な理由がある意見であれば、私たちの言うことに対して、会社が動いてくれる」ということを実感しました。嬉しかったです。こうした経験を通じて、メンバーは、会社のためにいいと思ったことは積極的に提案するようになりました。

そして、社員の意識が変わりました。そのことを実感した出来事があります。ある海外のお客様から大規模な受注があったのですが、輸出前日になって、貨物が倉庫に届いていないことがわかりました。営業事務の発注ミスが原因です。すぐに担当のメンバーが工場に連絡を入れたところ、以前なら「そっちの責任だ」などとミスを責められていたと思いますが、この時は 「どこの部署に責任があるのかが大事なのではなく、会社としてお客様にインキを提供することが大事だから」「困ったときはお互いさま」と、前向きに協力してくれました。その結果、無事に出荷することができ、大事に至ることはありませんでした。

その後の個別面談で、このときミスをした営業事務のメンバーに、「仕事をするうえで大事にしていることは？」と質問したところ、このメンバーが「私が困った時、周りの人は助けてくれました。だから、困っている人がいたら、積極的に手を差し伸べて力になることを大事にしています」という答えが返ってきました。この一連の出来事で、社員の意識の変化を実感することができました。とても印象に残っています。

会社の管理職として風土改革に期待すること

――さらにこの先、どんなことを期待されますか？

社員の取り組みによって得られた結果が、社員に還元されることです。

風土改革によって、社内のコミュニケーションが良くなり、社員の考えが会社に反映されるようになりました。私は、社員が幸せになるためには、会社で仕事をする時間を楽しく満足のいくものにすることが必要だと考えて、日々の取り組みをしています。こうした取り組みがお客様の発展につながり、それに伴って当社が発展することで得られた結果が、社員に還元されることを確信しています。